Адресная книга предназначена для хранения e-mail - адресов Ваших контактов. Попасть в адресную книгу можно из левого меню. Адресная книга позволяет добавлять адреса, группировать их, вносить дополнительную информацию. При добавлении адреса вносятся в поле "E-mail адреса". Если у адресата несколько e-mail адресов, то они разделяются переводом строки. Поле "Отображать как" предназначено для изменения вида отображения адресата в Вашей адресной книге. Вы можете добавить человеку фотографию - тогда она будет отображаться рядом с адресами. Для того, что бы написать письмо нужному адресату, необходимо при просмотре его записи в адресной книге перейти по ссылке, содержащей его e-mail. При чтении сообщения можно сразу добавить нужный адрес в адресную книгу, перейдя по ссылке рядом с ним. При написании письма можно непосредственно зайти в адресную книгу и выбрать нужных адресатов, переместив их адреса из левого списка в правый при помощи кнопки-стрелки

Нет, не обязательно. Поля заполняются по желанию, обязательным является хотя бы один e-mail. Если не введено поле "Отображать как", то за основу отображения будет взят первый из списка e-mail.